FASES para la preparación del COMPLIANCE para su empresa.
Está compuesta de 7 fases.
FASE 1. Nombramiento del COMPLIANCE.
1.1. Constitución de la figura del Compliance o un comité de supervisión y control de los delitos en la empresa ( art. 31 BIS 2º 2ª).
1.1.1. Se constituirá en la empresa la figura del compliance o comité de vigilancia y control, que será el responsable del cumplimiento de la normativa en la empresa. Entre sus funciones está la de la creación de la gestión del Plan de Prevención de Delitos de la empresa.
La Ley establece que en las empresas de pequeñas dimensiones las funciones de supervisión y control es decir el Compliance, puede ser asumido por el órgano de administración. Se entiende por empresa de pequeñas dimensiones aquellas que estén autorizadas a presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.
La constitución de la figura de Compliance debe realizarse mediante junta de accionistas de la compañía, otorgándole los poderes autónomos e iniciativa para el desarrollo de sus funciones , según lo que regula el art. 31 bis 2.2ª.
FASE 2. Elaboración de la Prevención de Riesgos Penales de la Empresa.
2.1. Análisis de los riesgos penales que puedan afectar a la empresa. Art. 31 bis 5.1.
2.1.1. Riesgos generales de cualquier empresa.
2.1.2. Riesgos específicos del sector de la empresa.
2.2. Identificación de procesos.
2.2.1. Obtención de las políticas y manuales de procedimientos que hayan en las empresas.
En el supuesto que no los hubiera, la empresa deberá preparar algunos, con nuestro asesoramiento si fuera preciso.
2.3. Elaboración del Plan de Prevención de Delitos de la Empresa (Art. 31 bis 5.1)
2.3.1 Elaboración del P.P.D.E. mediante la información recibida por la dirección de la Empresa.
2.4. Identificación de los controles existentes en la compañía.
FASE 3. Estudio de modelo de gestión para la implantación del Plan de Prevención de Delitos de Empresa.
3.1. Estudio del modelo de gestión de los recursos financieros necesarios establecidos en la Ley (Art. 31 bis 5.3)
La Ley indica que “Dispondrán de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de delitos que deben ser prevenidos”
FASE 4. Asesoramiento al cliente para la elaboración de los protocolos de actuación y Planes de Conducta. (Art. 31 bis 5.2)
4.1.Asesoramiento al cliente en la elaboración de un código de conducta o protocolo de actuación, en un documento que recoja los valores que el cliente quiere para su compañía.
4.2. En el supuesto que el cliente ya disponga de un código de conducta o protocolo de actuación, se revisará y modificará, si procede el documento.
FASE 5. Establecimiento de un sistema disciplinario y canales de denuncia. (Art. 31 bis 5.4 y 5.5)
5.1. Creación de canales de denuncia. Dicho artículo indica “Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”
El artículo 31 bis 5.4 del Código Penal, configura los canales de denuncia como un requisito fundamental para apreciar la eficacia de los sistemas de compliance. Estos canales podrán ser los que la empresa crea necesarios, y podrán ser anónimos o confidenciales. ( Buzón o email respectivamente)
5.2. Creación de un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo que será implantado por la empresa.
FASE 6. La impartición de la formación / información a los trabajadores (Art. 31 bis 5.4)
6.1.Asesorar y/ o Impartir la formación necesaria para que el personal de la empresa conozca la obligación del seguimiento y control del cumplimiento del código penal relacionado con la empresa.
La formación se podrá impartir según disponibilidad organizativa de la empresa, realizándolos en una en dos o en tres sesiones. Todo el personal contratado por la empresa deberá recibir esta formación.
FASE 7. Seguimiento y control del Plan de Prevención de los Delitos de la Empresa. (Art.31 bis 5.6)
7.1. Establecer la forma de seguimiento y el control de la correcta aplicación del Plan de Prevención de Delitos de la Empresa.
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